Ovládáte chaos? Zkuste si v něm udělat pořádek, stihnete pak více věcí

Umíte řídit svůj čas, plánovat si den a plnit svoje cíle? Time management je právě o tom, a ač to zní jako z příručky mladého manažera, hodit se může všem.

Co jsou základní předpoklady pro dobrý time management a následný balanc v pracovním a osobním životě? Fígl je v tom, že místo aby čas ovládl vás, bude vy mít pod kontrolou čas. Zvládnete organizovat pracovní i osobní úkoly podle toho, jak důležité a urgentní jsou, a tím pádem využijete čas efektivně. Někomu vyhovuje papírový diář a seznamy úkolů („to do listy“), jiní využívají aplikace. Princip je ale u obojího stejný. Odměnou je více času pro sebe, splněné cíle a eliminace stresu. Jak na to?

Pokud jste se rozhodli dát svému životu organizovanější řád, je třeba si nejdříve říct, co je vaším snem a cílem. A tomu pak přizpůsobit i krátkodobé a dlouhodobé plány. Zní to možná vznešeně, ale opravdu se vyplatí věnovat nějaký čas sobě a představit si, jak byste chtěli žít za pět nebo deset let. Kde se vidíte, s kým, v jakém domě a v jaké práci?

Je jasné, že některé cíle jsou běh na dlouhou trať, ale je třeba neztratit je z očí. Abyste v šedesáti nezjistili, že ze snu stát se majitelkou útulné kavárničky zbylo jen zrnkové kafe na poličce. Dlouhodobé cíle si posléze rozdělte na dílčí části. V případě kavárny jimi může být praxe, baristický kurz, hledání ideálního místa.

A pak jsou tu cíle krátkodobější povahy, které možná nemají na vaši budoucnost zdánlivě vliv, ale je třeba je udělat a jejich odkládáním si jen škodíte. Důležité je, že když znáte své směřování a cíle, jednotlivé činnosti pak mají větší smysl. Navíc je splnění cílů skvělou motivací.

Zpočátku je opravdu dobré sepsat si úkoly a povinnosti, které byste měli splnit. Někdo tomu říká „to do list“, někdo seznam úkolů. Nebojte se zpočátku být opravdu podrobní a posléze úkoly rozdělit podle časové náročnosti či priority. Kromě toho, že získáte přehled o tom, na čem budete pracovat, navozuje odškrtávání splněných úkolů příjemné pocity z dobře odvedené práce.

Zároveň se podívejte i na to, kolik činností patří do pracovní oblasti, co vše děláte v domácnosti, kolik aktivit by spadlo do oblasti času pro sebe. Jste s rozdělením spokojení? Pokud to není podle představ, představte si ideál. Tím zjistíte, co vám vlastně chybí.

Jak získat sebevědomí a začít si věřit?

Odborníci často využívají rozdělení úkolů podle tzv. Eisenhowery matice, která je dělí podle jejich důležitosti a urgentnosti do čtyři kategorií: důležité a naléhavé (ty je nutné vyřešit hned a je to například neodkladná schůzka se šéfem nebo rozbitá lednička), důležité a nenaléhavé (na ty je třeba si vyčlenit dostatek času a vedou ke splnění vašich cílů, patří sem kromě práce i třeba prevence u lékaře nebo cvičení), nedůležité a naléhavé (ty je ideální delegovat, takže na méně zásadní schůzku pošlete podřízené apod.), nedůležité a nenaléhavé (zabírají čas a nevedou ke splnění cílů, ale obvykle se u nich bavíte, což je případ sociálních sítí).

Lehko se to řekne, ale hůř provede. Prokrastinace je přirozená a udržet si výkonnost během dne na stejné (ideálně vysoké) úrovni takřka nemožné. Buď je práce tolik, že se cítíte zahlcení a nevíte, kde začít. Nebo vás zadané úkoly nebaví, jste unavení a nebo je naopak dost času a vy čekáte na stres z blížícího se termínu.

V době, kdy je mnoho lidí na home office, je velice snadné utíkat od práce k mytí nádobí nebo k brouzdání na sociálních sítích. Pomáhá pevně si určit, v které časy se nenecháte od práce a plnění úkolů ničím a nikým rozptylovat. Můžete veřejně říct, do kdy bude úkol hotový, po práci si naplánujte program, aby měla jasný konec, a úkoly si plánujte konkrétní a dílčí, ať je reálné a motivující jejich splnění.

Existuje spousta příruček a moudrých knih, ve kterých se rozebírá pracovní morálka těch nejúspěšnějších. Jaké jsou jejich triky? Vstávají ve čtyři ráno? Den začínají během? Nemají v mobilu sociální sítě? Každý má svůj tip, některé manažerky třeba neváhají využít paní na úklid, aby čas po práci mohly věnovat rodině. A email kontrolují klidně jen dvakrát denně a jejich okolí je na to připravené.

Steve Jobs (†56) tvrdil, že je nutné umět říct nápadům klidně tisíckrát ne, abyste pak řekli ano tomu, co je opravdu průlomový. Oprah Winfrey (68) a další úspěšní začínají den brzy, často před šestou hodinou. Buď se věnují cvičení a meditaci, nebo využijí času, než začnou zvonit telefony a chodit emaily a nejsou rušeni. Nebo si můžete osvojit některé zvyky praktických lidí. Jde jen o to zkoušet a nenechat se odradit prvním neúspěchem. Jen tak najdete cestu, která bude vyhovovat právě vám.

Velké plánování je třeba i ve chvíli, kdy se žena po mateřské vrací do práce. Co se skrývá pod 3P?